Nell’ambito delle operazioni commerciali rivolte ai consumatori finali, permane l’obbligo di rilasciare una fattura cartacea di cortesia, nonostante l’introduzione, ormai consolidata, dell’emissione della fattura elettronica. L’evoluzione del sistema di fatturazione ha infatti imposto regole tecniche ben precise, stabilite dall’Agenzia delle Entrate, che obbligano il cedente o prestatore a consegnare al cliente una copia, sia in formato cartaceo sia in formato informatico, della fattura emessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
Questo documento, pur non essendo l’unico ad avere valenza fiscale – in quanto la vera e propria fattura elettronica in formato XML rappresenta l’unico documento ufficiale a fini tributari – assume un’importanza rilevante in termini di trasparenza e controllo. La copia di cortesia, infatti, funge da immediata testimonianza del contenuto dell’operazione e permette al consumatore di verificare in tempo reale i dati relativi alla transazione. Tale copia, sebbene non venga contabilizzata ai fini dello scarico dei costi o della registrazione contabile, è essenziale per il cliente e rappresenta un elemento di comunicazione e trasparenza, garantendo che le informazioni riportate nel documento elettronico siano facilmente accessibili e verificabili.
Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di emettere fatture elettroniche si è esteso a una larga platea di contribuenti, includendo anche i soggetti in regime forfettario. Successivamente, dal 1° gennaio 2024, tale obbligo si è ulteriormente allargato, coinvolgendo una fetta sempre maggiore di operatori economici, fatta eccezione per alcune prestazioni sanitarie esonerate. Di conseguenza, anche se il consumatore finale è esonerato dall’obbligo di emettere una fattura, l’azienda o il professionista che effettua la cessione di beni o servizi deve comunque emettere una fattura elettronica. In questo contesto, il cliente può accedere al documento tramite il proprio Cassetto Fiscale, ma, salvo una rinuncia esplicita, il titolare dell’attività è tenuto a consegnare, insieme al documento elettronico depositato nello SdI, una copia in formato cartaceo o in PDF.
Questa copia, pur non essendo la fonte primaria ai fini fiscali, in caso di discordanza tra i dati contenuti nel file XML e quelli riportati sulla copia di cortesia, sarà quest’ultima a prevalere, rappresenta comunque un importante strumento di controllo e di comunicazione tra l’impresa e il consumatore. Dal punto di vista amministrativo, il rilascio della copia di cortesia consente di dimostrare la corretta gestione della transazione e di agevolare eventuali verifiche o controlli da parte degli organi preposti. Tale prassi è stata introdotta per garantire la massima trasparenza, evitando ambiguità o contestazioni sulla movimentazione delle merci e sul trasferimento dei fondi.
Un aspetto cruciale nell’implementazione di questi obblighi è l’utilizzo di software gestionali avanzati che integrano funzionalità per l’emissione e la gestione delle fatture elettroniche. Tali strumenti permettono di automatizzare la generazione del documento, semplificando il processo e riducendo la possibilità di errori. In questo modo, il rilascio della copia di cortesia diventa parte integrante di un sistema gestionale che garantisce la tracciabilità di ogni operazione, agevolando sia la contabilità interna sia il rispetto delle normative fiscali vigenti.
Il passaggio al digitale ha inoltre reso più efficiente il flusso delle operazioni commerciali, riducendo i tempi e i costi associati alla gestione del contante e delle operazioni cartacee. Tuttavia, mantenere la copia di cortesia rimane fondamentale per assicurare un collegamento diretto e tangibile con il consumatore, il quale può così conservare una prova fisica dell’operazione eseguita. Questo elemento si rivela particolarmente importante nei casi in cui vi sia necessità di ricostruire la cronologia delle transazioni, ad esempio in situazioni di contestazione o in ambito di controlli fiscali.
In conclusione, l’obbligo di emissione della fattura elettronica per le operazioni verso consumatori finali ha determinato una notevole trasformazione nel modo in cui le aziende gestiscono le proprie transazioni. La copia di cortesia, sebbene non possieda la medesima valenza fiscale del documento elettronico ufficiale, costituisce un elemento imprescindibile per garantire trasparenza, tracciabilità e conformità normativa. Affidarsi a software gestionali avanzati consente di integrare in modo fluido questo processo, offrendo alle aziende uno strumento efficiente e sicuro per la gestione delle proprie operazioni commerciali, nel rispetto delle nuove regole e delle esigenze dei consumatori.