Come Scrivere una Lettera Formale

Se vuoi che il destinatario ti legga, scrivi poche parole ma buone.
Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere una lettera formale.

Come organizzare la struttura

Esistono diversi modelli per strutturare un testo. Poiché non mi rivolgo allo scrittore di professione, ma a chiunque abbia bisogno di scrivere nella vita quotidiana, credo sia sufficiente accennare a tre tipi fondamentali di struttura:

La struttura a 3 parti: da Cicerone in poi, ha sempre funzionato
La struttura a piramide rovesciata
La struttura a chiaro-scuro

La struttura a tre parti
L’orazione classica è stata suddivisa da Cicerone in tre grandi sezioni: exordium, narratio-argumentatio, peroratio. Senza entrare nel dettaglio, possiamo identificare le tre sezioni come: esordio (inizio), descrizione (svolgimento), conclusione. Questo modo di organizzare il testo funziona sempre perché è logico e naturale. Quindi funziona anche per la lettera.

Teniamo presente che il peso delle tre parti non è lo stesso. L’inizio e la fine contano molto di più. La parte centrale sarà letta con attenzione solo se avremo “catturato” il lettore all’inizio.

Anche la conclusione è importante, come pure il post scriptum (il famoso P.S.). Chi apre una lettera, tiene il foglio davanti a sé e comincia a scorrere le righe vagando qua e là con lo sguardo. E’ molto frequente che lo sguardo vada proprio a cadere sul finale. Quindi le nostre cartucce migliori spariamole all’inizio e alla fine.

Il che significa anche: andiamo subito al sodo, diciamo ciò per cui abbiamo scritto, senza tanti preamboli. Evitiamo quelle formule ormai superate, tipo:

sono a comunicarle che…
con riferimento all’argomento in oggetto…
è con grande piacere che desideriamo comunicarle…
formuliamo la presente per…
E’ dalla prima riga che il destinatario capirà se vale o no la pena di dare attenzione al nostro testo. Ed è dall’ultima riga che deciderà se fare quanto gli chiediamo. Perciò, usiamo bene l’esordio e facciamo in modo che la conclusione sia un riepilogo efficace del messaggio.

 

La struttura a piramide invertita
Basta ricordarsi la forma della piramide e rovesciare il processo di costruzione. Invece di partire costruendo la base, si parta dal vertice. Quindi: ti espongo subito tutto quello che devo dirti, concentrando nel primo paragrafo premessa-argomento-conseguenze. Poi nei paragrafi seguenti scendo sempre più nel dettaglio e approfondisco l’argomento, cito documenti, allegati eccetera. In questo caso la conclusione è meno importante e serve a chiudere, a salutarsi secondo l’impressione che si è deciso di dare al nostro messaggio (cordiale, seccato, freddo, amichevole…).

La struttura a chiaro scuro
In questo caso posso esporre prima il problema in tutti i suoi aspetti, poi prospettare una soluzione. Una simile struttura richiede al lettore un impegno maggiore rispetto, ad esempio, alla piramide rovesciata. Quindi potrebbe essere il caso di introdurre la sezione “problema” con una breve formula che faccia capire che poi si prospetta la soluzione. Oppure far precedere il testo della lettera da una riga di “Oggetto” in cui scriveremo qualcosa tipo: “Perdita dati aziendali: problema e soluzione”.

Come spesso accade, le regole si studiano per poi violarle. Esistono per darci un metodo, ma sta a noi usare il metodo piegandolo alle diverse situazioni. Quindi potremmo anche scrivere una lettera mescolando le diverse strutture. A patto che siano adatte al contenuto.

Come devo rivolgermi al destinatario?

Risulta essere importante evitare di rivolgersi al nostro lettore con appellativi sorpassati come stimatissimo, pregiatissimo, esimio…. Secondo me anche egregio è da riporre in soffitta.
Meglio usare Gentile, se il rapporto è formale, oppure Caro/Cara, se ci sono già stati contatti e il tono della lettera lo consente.

Il superlativo è concesso se c’è un motivo. Ma se scrivo a una persona che neanche conosco, perché usare gentilissimo, carissimo? La lettera parte già con un che di esagerato.

I titoli accademici vanno benissimo, ma solo se siamo sicuri. Se Luca Urbinelli è un ragioniere e gli scriviamo Gentile dottore, quasi sicuramente urteremo la sua sensibilità. Molto meglio: Gentile Luca Urbinelli…
Come sempre, tutto discende dal rispetto per l’interlocutore.

La lunghezza ideale

Una lettera scritta in ambito aziendale non dovrebbe superare i 3-4 paragrafi, esclusa la prima riga (Caro Rossi…), il saluto e la firma. Se avete bisogno di più di 4 paragrafi, chiedetevi seriamente dove potete tagliare, perché è probabile che il vostro messaggio sia ridondante .

I migliori manuali di business writing consigliano di fare una prima bozza della lettera e poi ridurre il testo della metà. Io non sarei così drastica, ma senza dubbio se fate un’analisi spietata di ciò che serve veramente alla comprensione del messaggio, potete arrivare a sfrondare anche del 30-40% le parole della prima stesura.

Ogni paragrafo dovrebbe contenere una frase o due, per un totale di 25-30 parole a paragrafo, che possono arrivare al massimo a 35-40, comprese le preposizioni e le congiunzioni.

Per un esempio è possibile vedere questo modello di lettera formale su Documentiutili.com.

Come scrivere le frasi

Syntaxis in greco vuol dire “ordine, sistema ordinato”. Ecco allora qualche consiglio per “mettere ordine” nel nostro linguaggio.

Per scrivere efficacemente e con chiarezza:

Cercare di esporre un solo concetto per ogni frase.
Limitare il numero di frasi subordinate. Al massimo due subordinate per ogni frase principale. Tre sono già una licenza. Troppe subordinate si affastellano una sopra l’altra e rendono il discorso poco comprensibile. Ci fanno perdere di vista il soggetto e ci costringono spesso a usare relativi (il cui…la quale…delle quali…delle stesse…di cui sopra…).
Privilegiare la coordinazione alla subordinazione. Cioè piuttosto che dire Non avendo molta fame, preferisco non venire al ristorante, è meglio dire Non ho molta fame e non vengo al ristorante.
Se proprio volete fare una subordinata, è meglio farne una esplicita che una implicita. Ripetendo l’esempio precedente, è meglio dire Poiché non ho molta fame, non vengo al ristorante, piuttosto che Non avendo molta fame…In generale, nella scrittura aziendale è bene evitare i gerundi (essendo, avendo, dicendo, sottintendendo…). Quando ve ne viene in mente uno, pensate alla barzelletta su Totti, al quale chiedono di comporre una frase con due gerundi. Lui risponde: Essendo che Sensi m’ha regalato ‘a Ferari, ‘a vendo.
Non ricordate un granche’ di subordinate e coordinate? Ecco un breve ripasso.

Innanzitutto le definizioni

La frase si chiama proposizione
In ogni discorso c’è una proposizione principale che ha senso compiuto e si dice anche “reggente” perché appunto, a lei si attaccano le altre proposizioni, quindi “regge” l’ordine complessivo.
Le proposizioni che “si attaccano” alla principale si chiamano proposizioni subordinate, perché inferiori dal punto di vista della gerarchia.
Ci sono anche proposizioni che hanno pari dignità rispetto alla principale. Queste non si subordinano ma si coordinano. Perciò si chiamano proposizioni coordinate alla principale.
Esempi

Principale Subordinata
Questa sera non uscirò

perché ho un forte mal di testa.

Mi piace leggere Balzac

quando sono triste.

Chiamo subito Paolo

affinché non stia in pensiero.

E’ facile constatare che la principale ha senso compiuto. Infatti, anche se privata della seconda parte, se ne comprende lo stesso il significato.

Provate a fare il contrario: la subordinata senza la principale risulta incomprensibile. Ecco perché dipende da lei e le è gerarchicamente inferiore.

Le subordinate possono essere di varia natura: negli esempi, la prima è una subordinata causale (indica infatti la causa dell’azione principale); la seconda una temporale (indica il tempo), la terza una finale (indica lo scopo), ma ce ne sono almeno una dozzina.

Ecco invece alcuni esempi di coordinate:

Principale Coordinata
Questa sera non uscirò

e guarderò un buon film.

Leggo spesso Balzac

e sottolineo le parole insolite.

In questi esempi, la seconda frase ha un significato compiuto (basta togliere la “e”). E infatti è una coordinata, cioè una pari grado della principale.

Quindi, ricapitoliamo:

le frasi possono essere legate da nessi subordinanti o da nessi cooordinanti. Quando scrivo con nessi subordinanti, cioè uso prevalentemente subordinate, adotto la cosidetta ipotassi.
Quando uso prevalentemente la coordinazione, adotto la paratassi.
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Nella scrittura professionale, tutte le volte che è possibile, è meglio limitare l’ ipotassi e privilegiare la paratassi. E quando si sceglie l’ipotassi, bisogna limitare il numero delle subordinate a una o due.

Come scegliere le parole: il lessico

Su questo argomento si può scrivere un’enciclopedia, ma non è questo che ci serve. Per limitarmi ad una guida rapida, direi:

Risulta essere meglio usare parole concrete che parole astratte (come: integrazione, articolazione, situazione, realtà, struttura, sistema, e simili…). Al posto delle parole in -zione, usate l’infinito del verbo corrispondente. Il verbo è più dinamico, attivo. Al posto di realtà, struttura, sistema, trovate nomi capaci di suggerire un’immaginenella mente di chi legge.

Risulta essere meglio usare la forma attiva che quella passiva. Esempio: la relazione è stata scritta secondo criteri di … Questa frase è floscia, impersonale, lascia capire che chi scrive non si prende le proprie responsabilità. Molto meglio: ho scritto la relazione secondo criteri… Il verbo nella forma attiva dà energia alle vostre frasi. Anche le forme passive con venire sono da limitare. Esempio: il giornale viene letto, gli amici vengono considerati…

Risulta essere meglio usare una forma positiva che una negativa.Esempio, dire: non siamo sicuri che i risultati di produzione non avranno impatti sulle politiche del personale… lascia una sensazione fastidiosa. Meglio scrivere: Ii risultati di produzione potrebbero avere impatti sulle politiche del personale…

Risulta essere meglio non esagerare con i modi di dire. Sono frasi simpatiche, che tramandano categorie di comportamenti nel sapere popolare, però nella lingua scritta dovrebbero avere una parte minima. Esempio: essere il rovescio della medaglia, andare col vento in poppa, essere in vena, cercare il pelo nell’uovo, essere il trampolino di lancio, fare una levata di scudi, alzare la posta in gioco e via così.

Risulta essere meglio non esagerare con l’aggettivo prima del sostantivo. Se dico un interessante libro, un evoluto software , aggiungo enfasi all’espressione. Bisogna essere consapevoli di questo effetto, e saperlo dosare. Se scrivo un testo di una pagina o due usando sempre l’aggettivo prima del sostantivo, otterrò un andamento noioso. Come se uno gridasse sempre: alla fine nessuno lo starebbe più a sentire. Ancora peggio se gli aggettivi sono due! Usiamo l’aggettivo solo se indispensabile, e mettiamolo prima del sostantivo solo poche volte.

Risulta essere meglio non esagerare con gli avverbi. La maggior parte delle volte non aggiungono niente. Fate la prova voi stessi. Prendete un testo scritto in passato e togliete gli avverbi. La gran parte delle frasi non ne risentirà, anzi. Soprattutto quelli in -mente, sono da evitare.

Bisogna avere orecchio

Dopo avere scritto la lettera, bisogna rileggerla, con attenzione all’andamento musicale delle frasi. La frase deve essere come una piccola melodia, con tutti i membri disposti in modo da creare equilibrio.

Alternate parole lunghe e parole brevi

Evitate di mettere in fila troppi sostantivi in -zione (è l’errore più frequente).

Controllate che nella frase non ci siano ripetizioni di consonanti uguali in parole vicine (gli effetti speciali che si possono ottenere da queste vicinanze lasciateli ai copywriter, vanno maneggiati con cautela).

Controllate che non ci siano parole in rima.

Ricordate che la virgola è una pausa lieve, il punto e virgola è una pausa più forte; dosateli con gusto.

Infine, una lettura ad alta voce potrà evidenziare i guai più evidenti e mettervi al riparo da effetti ridicoli.

Consigli finali

Prima di spedire, controllate questi aspetti:

La vostra lettera deve essere distesa come un terreno pianeggiante, e semplice come la facciata di un tempio greco.
Ricordate che le parti più importanti sono l’inizio e la fine. Queste parti devono raggiungere lo scopo per cui scrivete (convincere all’acquisto, rafforzare la vostra immagine, far comprendere che siete seccati, rinsaldare il legame…).
Quanto all’inizio, qualunque struttura abbiate scelto, ricordatevi di andare al sodo.
Niente perifrasi e premesse.
Non iniziate con frasi tipo: in risposta alla vostra del, facendo seguito ai colloqui intercorsi, siamo felici di comunicarle che…
Pensate sempre che il lettore vi dedica 10 secondi. Perché sprecarli in una premessa?
Ricordatevi che, dopo la prima stesura, potete tagliare fino al 50% del testo.
Ricordatevi che, anche se non ricevete risposta o se il destinatario non farà quello che gli avete chiesto, comunque una lettera ben scritta vi aiuterà a costruire una buona immagine.

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