Come Pianificare Viaggi di Lavoro

Il lavoro del manager è sempre meno costretto entro le mura dell’azienda per cui lavora.
Risulta essere necessario sapere come organizzare gli spostamenti senza perdere tempo né il contatto con il proprio lavoro.
Per imparare qualche “trucco” è meglio leggere queste righe.

Come preparare il viaggio

I preparativi sono forse la parte più importante di ogni spostamento perché da questi dipenderà la produttività del viaggio stesso.

Pianifica con attenzione l’itinerario secondo le tue necessità.
Porta con te tutti i documenti utili; controlla che nel tuo computer portatile vi sia una copia dei file di cui potresti avere bisogno.
Porta ricambi necessari in base al numero di giorni che starai lontano da casa.
Cerca di essere essenziale: porta solo ciò che ritieni necessario e non appesantire inutilmente la tua valigia.
Dai ai tuoi collaboratori il programma giornaliero che ti appresti a seguire e un recapito, in modo che sapranno come e dove contattarti in caso di bisogno durante la tua assenza.

Come tenersi in contatto con l’ufficio

Un viaggio di lavoro ti vede impegnato su due fronti: affrontare appuntamenti importanti e, nello stesso tempo, tenere sotto controllo il lavoro d’ufficio. Ecco come risolvere il problema.

Usa un computer portatile per prendere appunti, o per preparare documenti che ti serviranno; con un modem e un telefono cellulare, il computer ti permette di restare in contatto con l’ufficio e gestire la tua posta elettronica.
Aggiorna i colleghi in ufficio sugli sviluppi del tuo lavoro e mantieniti in contatto per apprendere eventuali novità.
Prima di prenotare in un hotel, assicurati che offra un servizio fax per i clienti.

Come gestire la vostra permanenza

Una volta arrivati sul posto, diventa importante curare alcuni particolari:

Utilizza gli spostamenti o le attese per aggiornare i tuoi appunti o per rivedere i progetti; i frequenti impegni non consentono di tenere in ordine le annotazioni raccolte.
Usa i momenti di pausa per preparare gli incontri che devi sostenere.
Porta con te una sveglia; il servizio sveglia di molti hotel lascia spesso a desiderare…
Evita di spostarti durante le ore di punta: rischi di restare imbottigliato nel traffico e di perdere tempo.
Programma i pranzi di lavoro durante gli incontri: sprecherai meno tempo e otterrai un’atmosfera meno formale per gestire i tuoi affari.

Molto interessate.

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