Come Ricevere Telefonata sul Lavoro Senza Sprecare Tempo

Visto che spesso le telefonate giungono nei momenti meno opportuni, è utile imparare a gestirle, così da evitare interruzioni indesiderate, o facendo in modo di riceverle solo se si è disponibili.
Ecco alcune tecniche molto semplici che consentono di conversare quando più fa comodo e di ridurre gli sprechi di tempo.

Come non farsi interrompere da telefonate inattese

Prima di tutto
Inserisci la segreteria telefonica: puoi registrare un messaggio in cui chiedi di non essere disturbato per un certo periodo di tempo, o in cui consigli un orario migliore. Naturalmente invita chi chiama a lasciare un messaggio breve e conciso.
Chiedi alla tua segretaria di “filtrare” le chiamate in arrivo, indicandole i nomi di coloro che per qualsiasi ragione ti possono comunque contattare (ad esempio i tuoi familiari o il tuo direttore).
Con cortesia, informa colleghi e familiari dei momenti in cui hai bisogno di tranquillità e dei momenti in cui invece hai più tempo per parlare.

Come comportarsi durante le telefonate indesiderate

Se dall’altro capo del telefono c’è qualcuno per il quale non puoi spendere tempo, devi trovare un modo cortese per interrompere la comunicazione:

Fai capire al tuo interlocutore di non essere interessato alle sue proposte.
Sii educato e disponibile comunque: non è detto che da una telefonata indesiderata tu non possa cavare qualche informazione preziosa!
Non chiedere alle persone indesiderate di farsi vive in un altro momento, né proponi loro di contattarle tu se non ne hai l’intenzione.
Suggerisci il nome di qualcuno che potrebbe essere più interessato di te alla proposta che ti viene fatta: può essere un buon metodo per “dirottare” altrove il tuo interlocutore.

Come concludere le telefonate

Capita a volte che una conversazione telefonica si protragga per troppo tempo, mentre gli impegni di lavoro si accrescono. In questi casi esistono modi gentili per congedarti dal tuo interlocutore. Vediamone alcuni:

Chiedi se c’è qualche argomento che deve essere ancora affrontato.
Il tuo interlocutore capirà di avere ancora poco del tuo tempo a disposizione e non si perderà in chiacchiere inutili.
Proponi di riaprire la conversazione in una prossima telefonata e mostrati disponibile a farlo.
Comunica di aver un impegno urgente che ti attende (ad esempio: sei atteso dal direttore nel suo ufficio) oppure di avere un’altra chiamata in linea.
In ogni caso puoi promettere al tuo interlocutore che richiamerai non appena avrai terminato.

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